Me equivoqué en una factura: qué hago? Todos los errores tienen solución

Una de las consultas que más recibimos todos los días empieza igual: "Me equivoqué en una factura". Y casi siempre viene con un poco de miedo: que DGI me multe, que quede mal ante mi cliente, que se me arme un lío con el contador.

Vamos a lo más importante primero: todos los errores en una factura tienen solución. Equivocarse en una fecha, en un RUT o en un monto le pasa a todo el mundo, y el sistema de facturación electrónica de DGI está pensado justamente para corregirlo. Emitir una factura con un error no es una infracción y no te van a sancionar por eso. Lo que importa es corregirla, y para eso existen dos documentos: la nota de crédito y la nota de débito.

En esta guía te contamos qué hacer en cada caso, con los botones exactos de Facturando, y respondemos las preguntas reales que nos hacen nuestros clientes.

La regla de oro: un comprobante no se borra, se corrige

Cuando emitís una e-Factura o un e-Ticket, el comprobante se firma y se envía a DGI. Desde ese momento ya no se puede editar ni eliminar, ni en Facturando ni en ningún otro sistema. Es así para que todos los comprobantes queden registrados y nadie pueda "hacer desaparecer" una venta.

Eso no significa que el error quede para siempre. Se corrige emitiendo otro comprobante que lo compensa:

• Nota de crédito: resta. Anula una factura completa o una parte (devolución, descuento, monto cobrado de más).
• Nota de débito: suma. Aumenta el importe de una factura ya emitida (diferencia de precio, intereses, gastos que faltaron).

La factura original y su nota quedan vinculadas, y para DGI y para tu contador el resultado es el correcto.

Las 3 herramientas que tenés en Facturando

1. Anular venta: deja sin efecto la factura completa con un botón

Es la opción para cuando toda la factura está mal y la querés dejar sin efecto.

1. Entrá a Ventas y buscá el comprobante en el listado.
2. Tocá el botón Acciones de esa venta.
3. Elegí Anular Venta y confirmá.

Facturando emite sola la nota de crédito por el total, la envía a DGI y la deja asociada a la factura original. Además:

• La nota de crédito sale con la misma fecha de la factura original, así queda en el mismo período.
• Si la venta tenía productos, se repone el stock.
• Si tenés la caja abierta, se registra la devolución.
• Si se cobró con tarjeta en una terminal integrada, se inicia la devolución en la terminal; si fue un pago manual con tarjeta, el sistema te avisa que la devolución la tenés que hacer en tu terminal.

También podés anular varias ventas juntas: seleccionalas en el listado y usá el botón Anular.

2. Nota de crédito parcial: para corregir una parte

No siempre hay que anular todo. Si el cliente devolvió un producto, si le hiciste un descuento después de facturar o si cobraste de más, alcanza con una nota de crédito por la diferencia. Hay dos formas:

• NC Productos (desde Acciones de la venta): se abre la factura con sus productos y cantidades. Borrás lo que no se devuelve o bajás las cantidades y tocás Crear Nota de Crédito. El stock de lo devuelto vuelve a tu inventario.
• Nota de Crédito Manual (menú Ventas): para hacerla por un monto exacto, con una Línea Manual, o para un comprobante que no está en Facturando. En la sección Referencia podés usar Buscar documento original para indicar a qué factura corresponde.

El sistema controla que entre todas las notas de crédito no se acredite más que el total de la factura.

3. Nota de débito: para sumar lo que faltó

Si la factura salió por menos de lo que correspondía, no hace falta anularla: emitís una Nota de Débito por la diferencia.

1. Entrá al menú Ventas y elegí Nota de Débito.
2. En Factura relacionada buscá la factura emitida en Facturando, o elegí De otro sistema y cargá tipo, serie, número y fecha.
3. Agregá el importe a sumar y tocá Crear Nota de Débito.

Toma el cliente, el emisor y la moneda de la factura, y el importe queda como deuda en la cuenta corriente del cliente hasta que lo cobres. La nota de débito también es la forma correcta de revertir una nota de crédito que hiciste por error, porque una nota de crédito no se anula con otra nota de crédito.

Para emitir notas de débito tu empresa tiene que tener CAE de nota de débito vigentes. Si todavía no los tenés, Facturando te lo avisa en esa misma pantalla y nosotros te ayudamos a gestionarlos.

Caso por caso: qué hago si...

Puse mal la fecha

Una factura ya emitida no cambia de fecha. Lo que se hace es:

1. Anular Venta (la nota de crédito sale con la misma fecha equivocada, así se compensan en el mismo período).
2. Volver a emitir la factura con la fecha correcta. El atajo es Clonar Venta desde Acciones: copia el cliente y los productos. Ojo: el clon arranca con la fecha de hoy, así que cambiala antes de emitir.

Si la fecha errónea y la correcta caen en meses distintos y ya presentaste la declaración de IVA de alguno de esos meses, avisale a tu contador para que lo tenga en cuenta.

Puedo facturar con una fecha anterior?

Sí. En la pantalla de venta el campo Fecha se puede cambiar, y DGI acepta comprobantes con fecha anterior al día de hoy dentro de un rango amplio. El único límite que vas a encontrar en la práctica es que no se puede facturar con una fecha anterior a tu fecha de alta como emisor electrónico; si lo intentás, el sistema te lo explica con un mensaje.

Si facturás desde el robot de WhatsApp, la opción Factura avanzada te deja elegir otra fecha.

Eso sí: que se pueda no quiere decir que siempre convenga. Si facturás algo de un mes que ya cerraste con tu contador, coordiná con él antes.

Puse mal el RUT, la razón social o la dirección del cliente

Anulá la factura con Anular Venta, corregí los datos en la ficha del cliente y volvé a emitirla (con Clonar Venta es un minuto). Importante: primero anulá y después corregí la ficha, así la nota de crédito sale con los mismos datos de la factura que estás anulando.

Hice un e-Ticket y era una e-Factura (o al revés)

Pasa cuando el cliente tenía RUT y no se cargó (o al revés). Facturando emite e-Factura cuando el cliente tiene RUT y e-Ticket cuando no. La corrección es la misma del punto anterior: Anular Venta, completar o corregir el RUT en la ficha del cliente y volver a emitir. Respetá el orden: anular primero.

El monto quedó mal

• Cobraste de más: nota de crédito por la diferencia (NC Productos o Nota de Crédito Manual).
• Cobraste de menos: Nota de Débito por la diferencia.
• Está todo mal (moneda equivocada, pesos en lugar de dólares, IVA equivocado, todos los productos mal): Anular Venta y volver a emitir.

El cliente me devolvió mercadería

NC Productos sobre esa venta, dejando solo lo que se devuelve. El stock vuelve solo.

Me equivoqué en una nota de crédito

Una nota de crédito no se anula con otra nota de crédito: se revierte con una Nota de Débito que la referencia. Después, si hace falta, emitís la nota de crédito correcta.

DGI rechazó mi factura

Un comprobante rechazado por DGI no tiene validez, por eso no lleva nota de crédito. Queda marcado como Rechazado DGI en el listado y el stock se repone solo. Escribinos para ver el motivo del rechazo, corregilo y volvé a emitir con Clonar Venta.

Lo que no tenés que hacer

• No hagas una nota de crédito manual y además Anular Venta sobre la misma factura: quedarían dos notas de crédito por lo mismo.
• No emitas una factura nueva sin anular la equivocada: quedarían las dos vigentes y pagarías IVA de más.
• No esperes a fin de mes: cuanto antes corrijas, más simple es para vos y para tu contador.

Equivocarse en una factura no es un problema grave. Dejarla sin corregir sí puede traerte complicaciones. Con una nota de crédito o una nota de débito queda todo en orden.

Las preguntas que más nos hacen

Estas son preguntas reales que nos llegan por WhatsApp y correo, con la respuesta corta.

"La quiero anular y me dice que todavía no fue aceptada por DGI"

DGI pide que la factura esté aceptada antes de emitirle una nota de crédito. Esperá un rato y volvé a tocar Anular Venta: no se pierde nada, la factura queda igual hasta que la anules.

"Si le pongo Anular venta, con qué fecha sale?"

Con la misma fecha de la factura que anulás, no con la de hoy. Así factura y nota de crédito quedan en el mismo mes.

"Anular venta es lo mismo que hacer una nota de crédito manual?"

El resultado para DGI es una nota de crédito en los dos casos. La diferencia es que Anular Venta la arma sola, por el total, asociada a la factura y reponiendo stock. La Nota de Crédito Manual la armás vos: sirve para montos parciales o comprobantes que no están en Facturando. Para anular una factura completa, usá siempre Anular Venta.

"No quiero anular toda la venta, es una diferencia de peso"

Perfecto para una nota de crédito parcial: NC Productos si querés bajar cantidades, o Nota de Crédito Manual con una línea manual por el monto exacto de la diferencia.

"Necesito agregar un detalle en la adenda de una factura ya emitida"

La adenda forma parte del comprobante, así que no se puede editar después de emitido. Si el detalle es imprescindible (por ejemplo, para que te paguen), anulá con Anular Venta y volvé a emitirla con la adenda completa usando Clonar Venta.

"Hice dos veces la misma factura"

Anulá una de las dos con Anular Venta. Listo: queda una sola vigente.

"Mi contador me dice que la hice con 22 % y era 10 % (o exenta)"

Anulá la factura con Anular Venta y volvé a emitirla con la tasa de IVA correcta en cada producto. Si es algo que se repite, revisá el impuesto configurado en la ficha del producto.

En resumen

Una factura con un error no es un problema grave: tiene solución, se corrige en minutos y no implica sanciones. Anular Venta para dejarla sin efecto, nota de crédito para restar, nota de débito para sumar. Si te queda alguna duda con un caso puntual, escribinos y lo resolvemos juntos.